Как регистрировать ответ на письмо

Как регистрировать ответ на письмо

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

Индекс на исходящем проставляется в два этапа. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6-15/345 (6 — индекс бухгалтерии, 15 — номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 — индекс отдела кадров, 14 — номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего).

Регистрация документов

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели : учет; контроль за их исполнением; справочная работа по документам.

Рекомендуем прочесть:  Налоги по потере кормильца

Совет 1: Как регистрировать заявления

Совет 3: Как регистрировать корреспонденцию

    1. Журнал регистрации входящей корреспонденции,
    2. тетради объемом 96 листов,
    3. папки.
    4. журнал регистрации исходящей корреспонденции,
    5. бланки организации,
  • Совет 4: Как составить отзыв заявления на увольнение

    Регистрация входящих документов

    Прежде чем приступить к регистрации, необходимо его правильно принять и провести первичную обработку. Для этого необходимо проверить целостность доставки корреспонденции, что подразумевает проверку наличия всех документов – количество страниц, наличие приложений (если они предусмотрены).

    При этом следует помнить, что письмо с пометкой «Лично» не вскрывают, а отдают адресату запечатанным.

    В случае наличия повреждения целостности упаковки или обнаружения исчезновения важных составляют акт, в свободной форме в двух экземплярах (первый передается отправителю, второй подшивается к входящему письму).

    Как правильно переписка или входящая корреспонденция

    Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю., требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно.

    Рекомендуем прочесть:  Жилищный сертификат вов

    Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

    Создание исходящего письма-ответа Исходящее письмо может быть создано двумя способами: Создание исходящего письма из его проекта Если Вам пришло поручение (по резолюции), где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав .

    Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

    Конверты обычно не сохраняют. Исключения: В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

    Регистрируют входящие в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен).